Jako przedsiębiorca działasz na własny rachunek i ponosisz ryzyko. Wynajęcie biura rachunkowego nie zwalnia Cię z obowiązków i odpowiedzialności. Ważne, abyś wiedział, czego biuro rachunkowe za Ciebie nie zrobi.
Odpowiedzialność przedsiębiorcy
Żadna umowa z biurem rachunkowym lub samodzielną księgową nie zwolni Cię z odpowiedzialności za Twoje zobowiązania. Nawet gdyby w dokumencie był zapis, że biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność, nie jest on ważny z prawnego punktu widzenia. Odpowiedzialność przedsiębiorcy jest zapisana wprost w ustawie o ordynacji podatkowej (art 26).
Jako przedsiębiorca odpowiadasz za regulowanie podatków. Dotyczy to zarówno podatku VAT jak i zaliczek na podatek dochodowy odprowadzanych za Ciebie i twoich pracowników. Rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika, mimo że w praktyce robi to biuro rachunkowe, leży w twojej gestii. Co więcej, odpowiadasz też za prawidłowość tych kwot.
Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, zapewne wiesz, jak wygląda komunikacja. Twoja księgowa wysyła Ci co miesiąc maila o kwocie, którą masz wpłacić na konto Urzędu Skarbowego lub ZUS. Ty robisz przelew i sprawę uznajesz za zamkniętą. Czy zdażyło Ci się z ciekawości sprawdzić, czy kwota zaliczki na podatek dochodowy jest dobrze obliczona? Jestem pewna, że nie. Nie masz na to czasu, chęci ani nawet wiedzy, żeby to zrobić. Musisz jednak wiedzieć, że w razie ewentualnych nieprawidłowości to ty ponosisz odpowiedzialność wobec organu podatkowego. Możesz jedynie starać się o odszkodowanie z obowiązkowego ubezpieczenia biura rachunkowego.
Terminowe dostarczanie dokumentów
Z badań wynika, że nawet 60% biur rachunkowych ma problemy z nieterminowym dostarczaniem dokumentów księgowych od klientów. Przedsiębiorca nie dotrzymuje terminów, a urzędy mają sztywny kalendarz składania poszczególnych deklaracji i wpłat należnych podatków. Zebranie dokumentów wbrew pozorom nie jest sprawą prostą. Między jednym a drugim spotkaniem z klientem łatwo jest przeoczyć termin wysyłki dokumentów. Kontrahent spóźnia się z wystawieniem ważnego dokumentu albo zebranie wszystkich faktur wpadających na skrzynkę mailową lub pocztą jest żmudne i czasochłonne. Nie każdy przedsiębiorca jest w stanie na bieżąco zbierać dokumenty księgowe i sprawdzać ich formalną, merytoryczną i rachunkową poprawność.
Musisz pamiętać, że nie każdy dokument, który wygląda na fakturę, może zostać ujęty w Twoich księgach rachunkowych:
Trzy etapy kontroli:
- kontrola formalna – poprawność danych firmy, NIP
- kontrola merytoryczna – czy ilość zakupionych towarów zgadza się ze stanem faktycznym
- kontrola rachunkowa – czy wykonano dobrze wszystkie obliczenia. ilość * cena jednostkowa = cena całkowita (nett) + podatek VAT (brutto)
To odbiorca faktury ma obowiązek sprawdzenia jej kompletności. Jeśli któryś z tych elementów nie jest spełniony, w najlepszym przypadku, można stracić prawo do zaliczenia faktury w koszty uzyskania przychodu i odliczenia podatku VAT. W najgorszym naraża się na poważne konsekwencje karno – skarbowe.
Przykład z życia:
[pullquote align=center]
Znana prezenterka telewizyjna zamówiła dużą ilość towarów od kontrahenta. Została wystawiona i dostarczona faktura za ten zakup. Biuro rachunkowe otrzymało fakturę razem z innymi dokumentami do księgowania. Towary nigdy nie zostały dostarczone, a osoba ta została ostatecznie oskarżona w głośnej sprawie mafii vatowskiej.
[/pullquote]
Śledziłam tę sprawę i jestem w stanie uwierzyć, że po prostu nikt nie sprawdził, czy towary rzeczywiście zostały dostarczone do nabywcy. Brakło kontroli merytorycznej.
Zawiodło co najmniej kilka szczebli kontroli merytorycznej. Faktura nie powinna trafić do biura rachunkowego, a biuro rachunkowe nie powinno księgować bez potwierdzenia otrzymania towaru.
Kompletność dokumentów
Dokumentowanie przychodów i kosztów przedsiębiorstwa jest w twojej gestii. Jesteś jedyną osobą, która wie jakie zdarzenia gospodarcze miały miejsce w danym miesiącu. Wiesz, ile towarów przyjąłeś na magazyn, ile sprzedałeś i ile cię to kosztowało.
Biuro Rachunkowe księguje dokumenty, które mu dostarczysz. Jeśli nie ujmiesz faktury zakupu, wydatek nie zostanie wliczony w twoje koszty i nie pomniejszy twojego dochodu, od którego odliczany jest podatek dochodowy i VAT. Księgowa księguje z dokumentów, ale ty jesteś odpowiedzialny za ich kompletność.
Monitoring płatności
Prawdopodobnie co miesiąc dostarczasz do biura rachunkowego wyciąg z twojego konta bankowego. Nie oznacza to niestety, że księgowa monitoruje twoje należności i zobowiązania. Wyciąg bankowy jest podstawą do wliczania w koszty opłat za prowadzenie rachunku, czy odsetek od kredytu. Nie ma jednak czasu na sprawdzenie płatności za faktury otrzymane lub wystawione.
Przychody
Przychody dokumentujesz wystawianiem faktur. Już sam fakt wystawienia dokumentu jest uznawany za przychód. Księgowej nie interesuje czy te pieniądze faktycznie do Ciebie trafiły. W księgowości uproszonej, jaką jest prowadzenie KPiR, nie ma monitorowania należności. Czyli pieniędzy należnych z niezapłaconych jeszcze faktur.
Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby wszystkie faktury zostały wystawione i trafiły do kontrahentów oraz aby odzwierciedlały rzeczywistość. Wystawianie tzw. pustych faktur jest obłożone sankcjami karno-skarbowymi.
Moim klientom z reguły rekomenduje korzystanie z tzw. faktur pro-forma, które nie są dokumentami księgowymi. Kiedy się je stosuje? Zawsze wtedy kiedy płatność za wykonaną usługę pobiera się z góry. Jest to tylko propozycja zawarcia umowy. Kiedy płatność wpada na konto bankowe, wtedy wystawiana jest właściwa faktura i usługa zostaje wykonana. Dlaczego?
Przykład z życia:
[pullquote align=center]
Umawiasz się z kontrahentem na wykonanie dla niego usługi postawienia strony internetowej. Kontrahent zgadza się na warunki, wystawiasz fakturę płatną z góry a…. kontrahent po kilku dniach rezygnuje z twoich usług. Stwierdza, że znalazł coś, co mu bardziej odpowiada. Co wtedy? Masz udokumentowany przychód w postaci faktury (po rezygnacji kontrahenta staje się ona pustą fakturą). Musisz ją skorygować i uzyskać od kontrahenta potwierdzenie jej otrzymania.
[/pullquote]
Dużo prościej jest wysłać do takiego niezdecydowanego kontrahenta fakturę pro-forma i w razie rezygnacji po prostu jej nie księgować.
Oczywiście można to stosować tylko dla płatności z góry. Po wykonanej usłudze lub dostawie towarów masz obowiązek wystawić fakturę VAT, a kontrahent ma obowiązek ją zapłacić.
Koszty
Koszty w KPiR mogą zostać ujęte tylko w przypadku ich faktycznego poniesienia (masz określony ustawowo czas na zapłatę zobowiązań). Księgowa musi wyksięgować koszty z nieopłaconej faktury zakupowej. Prawdopodobnie nie raz łapałaś się za głowę, kiedy kolejny raz musiałeś potwierdzać, że “Tak, proszę Pani, tak opłaciłem tę fakturę”. To nie jest wymysł biura rachunkowego, takie są zasady. Jest to ważne, bo zaksięgowanie takiego kosztu znowu wiąże się z sankcjami karno-skarbowymi
Czy zauważyłeś już tę niesprawiedliwość? Mnie ona zawsze dziwiła.
Przychód jest przychodem, mimo że nie otrzymałeś zapłaty, a koszt nie jest kosztem jeśli nie zapłacisz w określonym terminie ich uregulowania 🙂
Miękka windykacja
Jeśli chcesz dobrze zarządzać swoim biznesem, koniecznie musisz monitorować przepływy pieniężne. Terminowe płatności za Twoje faktury to pierwszy krok do sukcesu. Możesz wykazywać duże przychody, a nie mieć pieniędzy na koncie. Ustaliliśmy już, że ten zakres wykracza poza działania tradycyjnego biura rachunkowego. Potrzebujesz kogoś, kto będzie czuwał nad płatnościami za Twoje faktury i przypominał o zaległościach. Najistotniejsze w tej czynności jest szybka identyfikacja nieuczciwych kontrahentów.
Przykład z życia:
[pullquote align=center]
Przez 6 miesięcy świadczysz usługi dla kontrahenta. Wystawiłeś mu już 6 faktur. Kontrahent ciągle pisze, że tak już płaci, przelew poszedł i masz się spodziewać wpływu. Niestety na koncie pieniędzy nie przybywa. Po 7 miesiącach kontrahent zwija działalność, a ty zostajesz z nieopłaconymi fakturami, za które już zapłaciłeś podatki.
[/pullquote]
Biura rachunkowe pomagają w otrzymaniu tzw. ulgi za złe długi, ale mniejszym kosztem jest stały monitoring płatności, identyfikacja nieuczciwych kontrahentów i wykonywanie miękkiej windykacji.
Po co Ci Asystentka?
Wszystkie wymienione powyżej zadania, może za ciebie wykonać zaufana asystentka. Może wystawić faktury, zebrać dokumenty, kontaktować się z kontrahentami.
Ja, jako certyfikowana księgowa i kontroler finansowy mogę dodatkowo zapewnić Ci pełną i aktualną wiedzę o kondycji twojego biznesu. Sprawdzić wyliczenia biura rachunkowego i ustrzec cię przez wieloma błędami, których urząd skarbowy łatwo nie wybacza.
