Czy jesteś gotowy na KSeF? Krajowy System e-Faktur

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system elektronicznego wystawiania i przechowywania faktur. To ogromna zmiana w sposobie, w jaki prowadzimy dokumentację finansową. Od lipca 2024 roku, każdy czynny podatnik VAT w Polsce będzie musiał korzystać z KSeF. To oznacza, że faktury papierowe odchodzą do lamusa, a my wszyscy musimy nauczyć się nowych zasad funkcjonowania.

Takie były dotychczasowe zapowiedzi, ale czy na pewno termin zostanie utrzymany? To pytanie, które wielu zadaje sobie obecnie. Choćby ze względu na zmienne polityczne i gospodarcze. Niestety, nie mamy na to pewnej odpowiedzi. Musimy jednak zakładać, że obowiązkowy KSeF zacznie działać od lipca 2024 roku, dlatego lepiej zacząć się przygotowywać.

KSeF nie ominie praktycznie nikogo. Od lipca 2024 roku faktury elektroniczne będą musiały wystawiać wszyscy czynni podatnicy VAT. Wyjątkiem są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych oraz niektóre faktury dotyczące procedur szczególnych. Od stycznia 2025 roku zakres KSeF zostanie rozszerzony, obejmując także podatników zwolnionych z VAT. To oznacza, że nikt nie uniknie obowiązku korzystania z KSeF.

To już konkretna sprawa. Musimy zacząć od zorientowania się, jak zalogować się do KSeF, bo to będzie nasz główny narzędzie. W zależności od formy organizacyjnej firmy, sposób logowania może być inny. Dla jednostek organizacyjnych konieczne będzie poinformowanie urzędu skarbowego o zamiarze korzystania z KSeF. Inne podmioty będą musiały uzyskać tzw. elektroniczną pieczęć kwalifikowaną. Ważne jest także przygotowanie procedur związanych z wystawianiem, przyjmowaniem i płaceniem za faktury. Nowy system będzie wymagał dostosowania procesów finansowych do jego specyfiki. Dobór narzędzi jest również istotny — musimy wybrać oprogramowanie, które pozwoli nam na skuteczne korzystanie z KSeF.

W przypadku małych podatników wystawianie faktur w KSeF będzie stosunkowo proste — będą mogli skorzystać z bezpłatnych narzędzi urzędowych. Więksi podatnicy będą korzystać z programów komputerowych, które pośredniczą w procesie wystawiania faktur i umożliwiają przesyłanie ich do systemu KSeF. Faktury będą wówczas wysyłane na wskazany w systemie adres e-mail, który podatnik będzie miał obowiązek udostępnić urzędowi skarbowemu.

KSeF nie dotyczy tylko wystawiania faktur. Przy fakturach kosztowych również będzie dużo roboty. Będziemy musieli zapewnić, aby nasz program księgowy lub ERP potrafił pobierać faktury elektroniczne i zapisywać je w odpowiedni sposób. To może wymagać dostosowania naszego oprogramowania, a także procesów księgowych w firmie. Musimy także pamiętać o przechowywaniu faktur w odpowiedni sposób, zgodnie z wymogami prawa.

KSeF to poważna zmiana w prowadzeniu dokumentacji finansowej w Polsce. Choć wiele pytań pozostaje jeszcze bez odpowiedzi, to wiemy już, że musimy się do niej przygotować. Dlatego warto już teraz zacząć zgłębiać temat i rozważyć, jakie kroki trzeba podjąć, aby dostosować twoją firmę do nowych wymogów. To ważne, aby uniknąć problemów z fiskusem i zabezpieczyć swój biznes przed ewentualnymi utrudnieniami.