Po czym poznasz, że masz do czynienia z projektem?
Projekt jest terminem, którego często nadużywa się w korporacjach. Wiele działań nazywanych jest działaniami projektowymi, ale tak naprawdę są to zwykłe usprawnienia procesów, które nie wymagają podejścia projektowego.
Projekt ma pewne cechy, które pozwalają odróżnić go od działań operacyjnych. Z reguły w organizacjach mamy do czynienia z projektem lub z działaniami operacyjnymi — jest to zbiór rozłączny, czyli jeśli coś nie jest działaniem operacyjnym, to jest projektem i odwrotnie. Jest to tymczasowe przedsięwzięcie, które ma określony cel, ściśle określony zakres, wyznaczony czas trwania i ograniczone zasoby. Projekty są planowane i realizowane w celu osiągnięcia określonych wyników lub efektów, które mogą być unikatowe lub cykliczne.
Żeby dobrze zdefiniować Projekt, należy sobie zadać kilka pytań:
- Czy to, co chcesz osiągnąć, jest czymś nowym? Robimy to pierwszy raz?
- Czy ma to swój początek i koniec?
- Czy wiesz, jak powinien wyglądać efekt końcowy?
Jeśli na pierwsze dwa pytania odpowiedziałeś „TAK” jest duże prawdopodobieństwo, że zabierasz się za zarządzanie projektem. Problemem jest odpowiedź na pytanie trzecie — z reguły na samym początku pracy nad projektem ten efekt końcowy jest czymś nikłym. Nie wiemy, czy w trakcie pracy nie zmieni się nam wizja celu lub priorytety. Projekt to ryzyko, niepewność, brak danych i niepewność wyniku końcowego. Projekty to nauka, wraz z rozwojem projektu uczysz się, co tak naprawdę chcesz osiągnąć i stopniowo doprecyzowujesz swój cel.
Zarządzanie projektami bazuje na trzech kryteriach, które wyznaczają ramy pracy: czas, koszt (zasoby), zakres. Jeśli przesuniesz punkt ciężkości na którąś ze stron, inny musi ulec zmianie. Tak więc, jeśli chcesz coś zrobić szybko, to z reguły będzie to wymagało większej ilości zasobów (pieniędzy), aby utrzymać oczekiwany zakres prac. Jeśli chcesz zwiększyć zakres to na pewno kosztem czasu i zasobów. Przy braku zasobów (siły roboczej) możesz wydłużyć czas lub zrezygnować z jakichś działań ograniczając zakres.
Czym są działania operacyjne?
Tak jak wspominałam rzeczywistość większości organizacji jest zero-jedynkowa. Albo robimy coś projektowo, albo kwalifikujemy te działania jako operacyjne. Działania operacyjne to rutynowe, powtarzalne zadania i czynności, które organizacje lub przedsiębiorstwa prowadzą na co dzień w celu zachowania swojej bieżącej działalności. Dokładnie wiesz: jak je wykonać, robisz to cyklicznie (w perspektywie miesiąca, tygodnia, dnia), masz na to proces, który prawdopodobnie wykształcił się naturalnie i nigdy nie przestaniesz tego potrzebować. W przeciwieństwie do projektów działania operacyjne są stale obecne i służą utrzymaniu operacyjności firmy, są niezbędne do utrzymania stabilności i ciągłości działania.
Pracowałam kiedyś w organizacji, której szef wszystko, co było robione w firmie, próbował zarządzać projektowo — był to dramat organizacyjny i raportowy. Nie potrzebujemy tablicy KANBAN do czynności rutynowych i powtarzalnych! Takie podejście tylko uprzykrza życie pracownikom i jest niepotrzebne.
W typowych firmach usługowych działania operacyjne to obsługa klienta, rekrutacja, wypłata wynagrodzeń, obsługa kadrowa, raportowanie finansowe, rozliczenia księgowe, zarządzanie dostawami, działania marketingowe, wyposażenie biura w materiały biurowe itp.
Osoba, która pracuje w danym dziale wie, co ma robić, jak ma robić i na kiedy ma to być dostarczone. Do zapewnienia ciągłości działań operacyjnych wystarczy procedura i proces (tylko tyle, albo „aż” tyle).
Kogo potrzebujesz? Wirtualnej Asystentki czy Project Managera?
Jeśli już wiesz czym się różni projekt od działań operacyjnych, możesz zdecydować czy potrzebujesz Wirtualnej Asystentki czy też Project Managera.
Wirtualna Asystentka zajmuje się wykonywaniem działań operacyjnych w firmie. Dba o to, aby proces był wykonywany zgodnie z procedurą i realizuje zadania, które zostają jej powierzone. Asystentka przejmuje od Ciebie większość zadań powtarzalnych, aby zwolnić Twój czas. Jeśli wyposażysz ją w odpowiednie narzędzia i zrobisz przeszkolenie jest w stanie samodzielnie dbać o sprawny przepływ procesów w organizacji.
Project Manager zajmuje się koordynacją działań projektowych. Do jego zadań należy w szczególności planowanie, zarządzanie i nadzór nad projektem w organizacji. Jego głównym celem jest zapewnienie osiągnięcia celów projektu w ustalonym czasie, z zasobami dostępnymi oraz w określonym zakresie. Project Manager jest kluczowym uczestnikiem zespołu projektowego i pełni ważną rolę w całym cyklu życia projektu. Niemniej ważną rolą Project Managera jest zarządzanie zespołem projektowym — jego zadaniem nie jest wykonywanie działań, ale nadzór czy zespół projektowy wywiązuje się ze swoich zobowiązań.
Jako Projekt Manager mam swój własny zespół projektowy i osoby, z którymi od dawna współpracuję, aby dowieźć największą wartość klientowi.
To dwie różne role, dlatego moja oferta została podzielona według tego schematu. Czym mam się zająć w Twojej firmie?
